مسلك الإدارة التربوية : كيفية التحضير للاجتماعات و حسن تدبيرها

مسلك الإدارة التربوية : كيفية التحضير للاجتماعات و حسن تدبيرها

مسلك الإدارة التربوية : كيفية التحضير للاجتماعات و حسن تبيرها

الاجتماعات
وسيلة أساسية للتدبير والإشراف التربوي، فهي تتيح الفرصة للتفكير التعاوني والتشاوري
وتبادل الأفكار ووضع الخطط والبرامج التي تصب في إطار الرفع من جودة الأداء التربوي.
وإذا كانت بعض الاجتماعات تحقق نتائج ايجابية من خلال استثمار الأفكار والمعلومات والمقترحات
التي تطرح للنقاش والتقييم لتخرج في صيغة إجراءات عملية ترمي إلى تحقيق أهداف المدرسة،
فإننا نجد أحيانا أن بعض الاجتماعات لا تفضي إلى شيء وتكون مدعاة لهدر الوقت والجهد.
وهذا راجع بالأساس إلى كيفية إعداد وتسيير هذه الاجتماعات. من هذا المنطلق يجب على
مدير المؤسسة – عند كل اجتماع- مراعاة ما يلي :

مرحلة
الإعداد :

– إعداد جدول أعمال الاجتماع وتوزيعه مسبقا على المرؤوسين من أجل منحهم
الفرصة لمعرفة الموضوع أو المواضيع التي سيتم طرحها، والتحضير لها؛

– تحديد الزمان والمكان والالتزام بذلك؛

– تحضير بعض أوراق العمل الخاصة بالاجتماع كالمذكرات والمناشير واللوائح،
والكتيبات وغيرها؛

– توفير مستلزمات الكتابة من ورق وأقلام وغيرها لكل عضو من المجتمعين،
و توفير بعض المرطبات أو الماء والمناديل للحضور.

مرحلة
التسيير :

– تكليف مقرر للاجتماع يقوم بتسجيل الأفكار والمقترحات والمداخلات؛

– إلقاء كلمة قصيرة للتذكير بأهمية الموضوع وغرض الاجتماع؛

– تحديد زمنا للتعبير عن وجهة نظر كل عضو في ذلك؛

– الحرص على توزيع الغلاف الزمني للاجتماع على النقط المدرجة في جدول
الأعمال؛

– احترام النصاب القانوني لكل اجتماع، حتى لا تعرض للإلغاء؛

– الاستماع للآراء ووجهات النظر ومراعاة العدل في إعطاء الفرصة للحاضرين
للتعبير عن آرائهم؛

– احترام الرأي المخالف، وعدم المقاطعة؛

– طلب رأي العضو الذي لا يشارك؛

– عدم الانشغال أثناء طرح الأعضاء لأفكارهم؛

– منع تداخل المناقشات وانصراف بعض الأعضاء إلى إقحام أمور شخصية، أو
حساسيات حزبية أو نقابية أو عرقية، أو إشاعات؛

– تلخيص الآراء والأفكار من حين لآخر؛

– الحرص على أن تكون القرارات المتخذة مما يمكن تطبيقها وفق الإمكانات
المتوفرة، وأن تلبي حاجيات المدرسة ومريديها.

مرحلة
ما بعد الاجتماع :

– الاطلاع على محضر الاجتماع؛

– تعديل صياغة القرارات التي تم التوصل إليها في المجلس إذا اقتضى الأمر
حتى تكون مختصرة وواضحة؛

– كتابة المحضر بخط واضح؛

– التأكد من توقيع جميع الأعضاء أسفل المحضر؛

– تشكيل لجنة لمتابعة تنفيذ قرارات الاجتماع.

كما
يفضل أن يقوم المدير بتقييم الاجتماع، وذلك بإعداد استمارة لا تتطلب تعبئتها وقتا طويلا،
وتكون متضمنة لتقديرات عن ايجابيات الاجتماع وسلبياته بشكل عام، يقوم الأعضاء من خلالها
بالتعبير بصدق وصراحة عن حيثيات الاجتماع والمواضيع التي طرحت فيه القرارات الأخيرة.

وسيكون
هذا التقييم وسيلة للوقوف على مكامن الخلل في إعداد وإدارة الاجتماع والعمل على إصلاحها
في الاجتماعات اللاحقة.

مسلك الإدارة التربوية : كيفية التحضير للاجتماعات و حسن تدبيرها

مرحلة الإعداد :

مرحلة التسيير :

مرحلة ما بعد الاجتماع :

مواضيع أخرى تهمك :

مرحلة
الإعداد :

مرحلة
التسيير :

مرحلة
ما بعد الاجتماع :